紙をパソコンに放り込んでいくことのすすめ

断捨離を進めているという話。

こちらの補足的な記事になる。

経緯

思った以上に社のデスク上の書類がかさばり、見栄えどころか検索性も著しく低下していたのでここらで一気に片付けることにした。

懸念事項

手を出したくとも情報にすぐアクセスできないことによって優先度が下がってしまい、書類の物理的な距離と比例して塩漬けになる度合まで上がっていく。うっかり忘れたままにしておくことで、大切な話がぽしゃることを考えるとスペースどころではなく、業務上のチャンスまでみすみす無駄にしてしまう恐れがある。

コンセプト

noteにも記した通りだが、

古いのはもういらん！

新しいのでもしばらく使わなそうなやつはいらん！

なんなら超リアルタイムなもの以外いらん！

超リアルタイムのもの以外は紙に起こしておく必要はないし、ちょっとでも旬が過ぎてしまえばもはや不要になるのである。

どんどんスキャンする

そういうわけで書類のスキャンに手を出すことにした。OA機器に紙を順番にぶち込んで行くことによって簡単にデータ化される。何十件とデータ化すると「タイトルを付けて、フォルダに格納して～」という作業が思ったよりしんどいが、これをしておくだけでデスク環境が整うことを考えたらそれぐらいの労力を惜しんでいる場合ではない。

スキャンHOW TO

席から立ち上がってからのスキャン15秒、席に戻ってからのタイトル付けとフォルダへの格納30秒と考えると、1案件1分程度が所要時間となる。

一気に進めることで時間の削減になるが、敢えて1件1分として置いてみる。そうなると50件分の案件があると所要時間はなんやかんやで1時間近くが見込まれる。しかも日中の1時間、単独でOA機器を占領するわけにはいかないので、定時後の人が少なくなったスポットの時間を狙うしかない。しかしあんまりにも熱心に取り組んでいるとスキャン以外にも色々やりたくなって何時間もの時間が簡単に溶けてしまうので、ほどほどの所で止めておく必要があるし、何なら最初にどこまでやるかを決めておいた方が良い。1時間分の作業というところで計算をしておくべきだ。